Privatlivspolitik for House of Hearings brugerkreds
Fredag den 25. Maj 2018 trådte den nye Persondataforordning (også kendt som GDPR) i kraft. For House of Hearing betyder det ikke ændringer i forhold til vores privatlivspolitik og dermed for den måde, hvorpå House of Hearing opbevarer data, personlige såvel som personfølsomme. Det skyldes, at al rådgivning hos House of Hearing er forbundet med absolut anonymitet. House of Hearing gemmer dermed ikke data (=oplysninger om brugerkredsen givet af brugerne selv) på en måde, som kunne medføre sikkerhedsbrud i forhold til personoplysninger og personfølsomme data. Dette på følgende måde:
De fleste brugere af House of Hearings rådgivningstilbud henvender sig telefonisk. Telefonrådgiveren tager håndskrevne noter undervejs i samtalen med henblik på at kunne give en telefonisk rådgivning, der tager højde for en kompleks situation hos brugeren. Efter endt telefonsamtale makuleres disse noter.
Såfremt brugeren ønsker at komme til en rådgivningsaften, vil telefonrådgiveren renskrive sine noter vedrørende den pågældende bruger og gemme dem i en mappe på en sikret computer. Noterne er indholdsmæssigt absolut anonymiserede og er endvidere kun påført brugerens fornavn og efternavns forbogstav, fx Anne M. Efter forudgående aftale med den pågældende bruger gives disse noter i papirform (påført brugerens fornavn og efternavnsbogstav) til de af House of Hearings frivillige team, som brugeren måtte komme i kontakt med på en given rådgivningsaften. Dette med henblik på at de pågældende teammedlemmer kan rådgive brugeren mest præcist og bedst muligt. Noterne makuleres den rådgivningsaften, hvor brugeren har besøgt House of Hearing.
Nogle af de brugere, som henvender sig telefonisk, skal der ringes tilbage til. Her opbevarer telefon-rådgiveren et papirdokument med brugerens fornavn, efternavnsbogstav og telefonnummer samt et ultrakort og indholdsmæssigt anonymiseret notat om problemstillingen i et aflåst arkivskab, som befinder sig bag 3 låste døre. Dette papirdokument makuleres, når tilbageringningen er gennemført.
Rådgivning, som foretages pr. mail, fordi brugeren ikke er i stand til at føre en telefonisk samtale grundet høretab, sker på følgende måde: Brugeren sender sine spørgsmål pr. mail til tlf@houseofhearing.dk eller info@houseofhearing.dk . Det er brugerens ansvar at sørge for, at mailen krypteres, såfremt brugeren ønsker dette. Besvarelsen/ rådgivningen gives på krypteret mail. Efter endt mailkorrespondance slettes denne.
Såfremt der – helt usædvanligt – måtte være behov for at udveksle personfølsomme data, fx videreforsendelse af en hørekurve fra en bruger til et medlem af det frivillige team, vil denne videreforsendelse ske pr. krypteret mail eller ved personlig overlevering og altid efter en udfyldt samtykke erklæring, som opfylder de krav, som persondataforordningen kræver. Videreforsendelse forudsætter således dels at brugeren selv har fremsendt sine personfølsomme data, fx hørekurven, dels at brugeren har givet skriftligt samtykke til, at disse data kan videregives til et medlem af det frivillige team. Såfremt den givne personfølsomme oplysning skal bruges på en rådgivningsaften i forbindelse med personlig rådgivning af brugeren, er det kun det relevante teammedlem, der har denne personføl-somme oplysning, enten som et dokument vedhæftet en krypteret mail (hvorfor dokumentet også er krypteret) eller som et papirdokument, der er printet ud til brug for rådgivningen lige præcis dén rådgivningsaften. Oplysningerne henholdsvis slettes eller makuleres efter at rådgivningen har fundet sted.
Hele det frivillige team, inklusive telefonrådgiveren, har underskrevet en tavshedspligtserklæring, der tager højde for persondataforordningen og dermed for House of Hearings privatlivspolitik. Denne erklæring er bindende, også efter at et givent teammedlem ikke længere arbejder for House of Hearing.
Maj 2018